Cómo iniciar una reunión del Grupo

Asegúrese de que tiene suficiente espacio para llevar a cabo la reunión. 

REUNIÓN

Reuniones de grupo son herramientas esenciales para empresas, organizaciones y grupos de todo tipo, ya que proporcionan un foro para que la gente compartir y aprender nueva información y presentar nuevas ideas. Las reuniones permiten a la gente a colaborar y comunicarse de manera efectiva para lograr objetivos comunes. Si usted está pensando en comenzar una reunión de grupo, es útil conocer algunas de las estrategias y técnicas que puede emplear para diseñar un completo y eficaz reunión plan.

Lo que necesita

Pens

Lápices

Papel

Sillas

Tabla

Teléfono

Ordenador

Bebidas

Los contenedores de basura

Enviar notificaciones a todas las personas que necesitan para asistir a la reunión. Usted puede hacer esto utilizando una variedad de medios, incluyendo e-mail, teléfono, memos de la oficina e incluso sitios web de redes sociales. Usted debe incluir la fecha, hora y lugar de la reunión en la notificación.

Escriba una breve explicación de lo que la reunión se acerca. Si se utiliza un memo de oficina, por ejemplo, se puede utilizar sólo una o dos palabras que describen con exactitud lo que va a cubrir en la reunión. Dando a entender o explicar lo que el encuentro será sobre ayuda a conceder a los miembros del grupo la posibilidad de hacer los preparativos y reunir la información pertinente a la reunión.

Establecer reglas estrictas y flexible de tiempo. Los miembros del grupo deben saber que se espera llegar a tiempo y participar en la duración de la reunión. Asegúrese de que hay un pequeño periodo de gracia, en cualquier lugar de cinco a 15 minutos, los miembros del grupo de tardanza en llegar. La tardanza de más de 15 minutos es perjudicial para otros miembros del grupo y puede significar que los miembros del grupo llegan tarde pierden muchos de los temas importantes de la reunión.

Proporcionar los elementos necesarios. Estos elementos pueden incluir bolígrafos o lápices y papel, por lo que los asistentes pueden grabar con diligencia los asuntos en la reunión. Esto también puede incluir refrescos tales como agua, soda o café para que los asistentes pueden mantener el estado de alerta.

Consejos y advertencias

Enviar un recordatorio por correo electrónico una hora antes de que se suponía que la reunión comenzará a garantizar que todo el mundo llegue a tiempo.

Asegúrese de que la reunión del grupo terminará consistentemente a tiempo por respeto a los miembros del grupo otros compromisos y responsabilidades.

Asegúrese de que no hay suficientes sillas y espacio de tabla para los asistentes a la reunión.

Proporcionar contenedores de basura para que los asistentes puedan disponer adecuadamente de sus refrescos.